Autor: Raúl Eyzaguirre

NO MÁS SILOS

Es muy probable -sobre todo si cumples un rol en la industria de la construcción- que al leer este artículo encuentres muchas similitudes con el trabajo que desempeñas en alguno de los tantos silos que inconscientemente formamos.

Cuando menciono silos hago referencia a equipos, áreas, departamentos o incluso gerencias; que operan bajo sus propios objetivos y en búsqueda de su propia y sesgada eficiencia. Muchas organizaciones de diferentes industrias han detectado este problema central en la gestión de sus operaciones, planteando estrategias innovadoras y agresivas, abordando temas tan medulares como la cultura de la organización, la reorganización de los procesos y la incorporación de nuevas tecnologías que soporten una mayor y verdadera colaboración in-house.

¿Cómo saber si estamos trabajando en silos? Lo ideal y más objetivo sería hacer un diagnóstico de los procesos y analizar si los hallazgos concuerdan con un estilo fragmentado de operación. Sin embargo, para ser más prácticos y directos, me permito compartir algunos de los síntomas más comunes que evidencian el trabajo aislado.

SÍNTOMAS

El primero responde a encontrar equipos o áreas divorciadas, donde no hay claridad acerca de los objetivos de la organización y mucho menos saben cómo contribuyen a estos. Cada área por lo general invierte muchos esfuerzos en optimizar su parte, desenfocándose del todo.

El segundo -y quizás más difícil de identificar- es encontrar una cultura de culpa, en la que todo problema que surge es responsabilidad de otros; es decir la comunicación e intercambio de información bidireccional es limitada o deficiente desnudando una relación cliente-proveedor inexistente.

Y por último, en equipos bien marcados por el efecto silo, es evidente encontrar altos niveles de trabajo/información en progreso (WIP), el cual se acumula en las interfaces de cada área, perjudicando y ralentizando la producción.

Cada organización o proyecto es diferente y por ende amerita evaluar la mejora estrategia a implementar para acercarse a una operación integrada; sin embargo, hay algunas estrategias universales que aplican para la mayoría de los casos.  A continuación paso a detallarlas.

TRES ESTRATEGIAS PARA DESFRAGMENTAR

Todo gran cambio empieza a ocurrir desde arriba. Sin la visión, liderazgo y compromiso de la alta gerencia y los jefes de área, el verdadero cambio es sólo una ilusión. Sin ello, puede que logres pequeños éxitos, o chispazos de cambio; pero muy difícilmente podrás encender la llama que transforme a toda la organización. Lo que si puede ser útil, es aprovechar estos casos puntuales de éxito para generar un sentido de urgencia en altos niveles jerárquicos, evidenciando potenciales problemas y grandes oportunidades para hacer crecer el negocio de manera sostenible. Bajo este objetivo de influenciar líneas arriba sobre las nuevas metodologías de trabajo integrado y colaborativo, mi recomendación va dirigida a ser estratégico en la comunicación, identificar posibles sponsors en quien apoyarte y si tienes resultados e indicadores clave en los que puedas apalancarte, serán de gran ayuda.

En paralelo, repensar y redefinir de manera conjunta el concepto de valor para el negocio es fundamental. Ello permitirá un alineamiento de todas las áreas y equipos hacia un solo objetivo, asegurando que todos los esfuerzos se dirijan hacia un mismo fin. Para lograr ello, primero hay que pensar bajo la perspectiva del cliente y definir clara y explícitamente qué representa valor para ellos. Es a partir de esta definición que los procesos deben alinearse para lograr prioritariamente eficiencia horizontal (flujo de valor del cliente) por sobre la eficiencia vertical (eficiencia de cada área).

Suma a todas tus estrategias un alto componente de colaboración. No solamente en la etapa de ejecución, sino principalmente desde la etapa de planificación y diseño de los nuevos procesos transversales. La mejor forma de lograr compromiso de cada uno de los involucrados de los procesos es haciéndolos parte de su desarrollo, quienes tendrá la oportunidad de aportar y discutir creativas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia, tiempos, seguridad y producción de estos.

MIGRANDO A LA INTEGRACIÓN

No te esperances sólo en la tecnología. El reto de eliminar los silos en tu organización o proyecto va mucho más allá que implementar un software colaborativo o una plataforma de información con accesibilidad abierta para todos. Si duda suma, pero las grandes decisiones, cambios y mejoras pasan más por la forma diferente de hacer las cosas que por el mero intercambio o upgrade de herramientas tecnológicas.