Autor: Raúl Eyzaguirre
Introducción
Alguna vez se han preguntado, ¿Cuánto tiempo le dedicamos al rol de “apaga incendios” durante la construcción de nuestras obras? Es decir, de nuestras 48 horas a la semana dedicadas al proyecto, ¿Cuántas horas invertimos en atender observaciones de campo -tanto de los subcontratistas, proveedores o de nuestra propia gente-, en analizar las condiciones existentes y evaluar la solución que genere el menor impacto posible en el proyecto, o en debatir -por no decir pelear- con los involucrados en el problema tratando de buscar responsables y tomando medidas de emergencia para amortiguar los impactos en retrabajos, sobrecostos, plazo y calidad. Lamentablemente, no he encontrado un estudio que me permita compartir dicha cifra; sin embargo, luego de hacer un sondeo rápido entre profesionales con experiencia en obra, estimo entre un 20% a 25% del tiempo. Nada despreciable, considerando el costo – y por supuesto el valor- que significa cada persona asignada a las obras.
Pero el impacto va más allá que sólo el tiempo mal utilizado de nuestra gente, y es que dicha situación genera interrupciones en el flujo de producción, generando bajos cumplimientos del programa de trabajo, sobrecostos por retrabajos que por lo general terminan en presupuestos adicionales, deterioro de la relación con los involucrados mermando en la confianza, y solicitudes de reconocimiento de ampliaciones de plazo. Es justo en estas líneas, donde encuentro la mayor necesidad de implementar una estrategia proactiva para atender las incompatibilidades bajo un enfoque de anticipación, rapidez y efectividad; cuyas buenas prácticas paso a compartir.
Transmite una cultura de anticipación
El principal problema no es la cantidad de incompatibilidades que pueda contener el alcance de un proyecto, sino el momento en el que estas son identificadas y gestionadas, teniendo en cuenta que es diferente encontrar un problema durante la etapa de diseño, que encontrarlo en el mismo sitio de obra en el sector que tienes planificado ejecutar ese mismo día. Conforme más nos acerquemos a la ejecución de los trabajos, nuestra capacidad de generar cambios disminuye y el costo de dichos cambios aumenta.
En ese sentido, ya sea si tenemos oportunidad de participar en la preconstrucción o si sólo tenemos un contrato de construcción netamente, nunca será tarde para invertir esfuerzos, recursos y tiempo en buscar anticipada y oportunamente esas potenciales incompatibilidades que pueden condicionar el avance de la obra. Asimismo, la probabilidad de una mejor gestión de las incompatibilidades se da cuando tienes el tiempo suficiente para analizar la problemática y acordar la mejor solución posible. Por lo tanto, es clave primero reconocer el daño de estas, dedicarle energía para buscarlas y tomar acción cuando aún estas son inofensivas.
Reduce la latencia de respuesta
Si realmente buscas un resultado contundente, debes alejarte del trabajo en serie o lineal y pasar a un sistema de trabajo más integrado, concurrente y realmente colaborativo. En un escenario donde estamos varias semanas adelantados a la ejecución de los trabajos ¿Cuánto tiempo pasa desde que la persona que identifica un problema en el diseño del proyecto obtiene una solución valiosa para el proyecto? Sin exagerar, podemos hablar de semanas, quincenas o incluso meses; y la razón de ello es que dicha incompatibilidad sigue una ruta lineal pasando por cada uno de los involucrados en el proyecto que tienen que tomar determinada acción, revisión o validación.
La estrategia de solución debe virar hacia un enfoque más integrado, en la cual se priorice la rapidez de respuesta frente a la eficiencia de cada uno de los recursos que forma parte del flujo de acción, revisión o validación. Para ello, podemos apoyarnos de diferentes métodos de trabajo; tanto asincrónicos, sumando a los involucrados a plataformas colaborativas en la nube donde la compartición de la información y la comunicación es realmente efectiva y ágil; como sincrónicos, en donde a través de sesiones de trabajo en tiempo real, ya sea física o virtualmente, todos los involucrados participen y tomen decisiones en conjunto, disminuyendo exponencialmente el tiempo o latencia de respuesta frente a las incompatibilidades.
Enfócate en soluciones integrales y efectivas
Una actividad determinante para una eficiente gestión de incompatibilidades es la definición de estas. Ello involucra tener total claridad sobre el problema, incluyendo sus potenciales impactos y posibles soluciones, así como la claridad para poder compartirlo con los demás y asegurar que todos partan de la misma página. Afortunadamente, podemos – o mejor dicho, debemos- soportar este proceso con las nuevas tecnologías que trae consigo la era digital, con el fin de facilitar la comunicación mediante modelos virtuales que reflejen tridimensionalmente el problema a resolver, mediante sistemas de información cada vez más interconectados que nos permiten, a través de la integración de la información, tomar decisiones más rápido y en lo posible automatizando tareas rutinarias para darle mayor seguridad y menor riesgo de manejo manual de los datos.
Pero la tecnología por si sola no resolverá completamente los problemas; debemos pensar en cómo empoderar y fortalecer las capacidades de los tomadores de decisión. Desde el cambio de mentalidad, guiando a todos los involucrados a trabajar verdaderamente en equipo y con un enfoque hacia la optimización del proyecto, hasta la infraestructura física y tecnológica que rodea a los profesionales. Si lo que se busca son soluciones integrales y efectivas, mediante un análisis rápido de la situación, la evaluación de diferentes alternativas de solución, la validación o negación inmediata de los responsables y finalmente un acuerdo mutuo entre todos; pues debemos cambiar de fondo nuestros métodos actuales.
La decisión es nuestra
Independientemente de la posición en la que te encuentres, ya sea que lideres un proyecto, lideres a un equipo que es parte del proyecto o estés recién iniciando en el mundo de la industria de la construcción, siempre se presentarán oportunidades para tomar acción e impulsar este cambio.
Pensemos en estas incompatibilidades como una gran cantidad de pequeñas bombas de tiempo escondidas en el proyecto, y que a medida que pasa el tiempo estas van aumentado su potencial impacto en diferentes variables de éxito del proyecto. Mientras antes las desactivemos menores serán los riesgos y por consecuencia, menor será el tiempo que nuestros ingenieros o arquitectos se dediquen a solucionar emergencias en obra y podrán destinar más tiempo a actividades más importantes, como a garantizar la salud de todo el personal de obra y asegurar la entrega de un producto de calidad al cliente.
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